IT-Controlling: Nicht am falschen Ende sparen

Die aktuelle Wirtschaftslage und die unsichere Situation in der Corona-Pandemie lassen erwarten, dass weiterhin die Budgets in allen Unternehmensbereichen angepasst und nach unten korrigiert werden. In dem Zuge wird sicherlich auch zunehmend in den IT-Abteilungen noch genauer auf die entstehenden Kosten geschaut und der Rotstift angesetzt werden. Doch wo genau sollen und können Unternehmen IT-Kosten einsparen – ohne negative Auswirkungen auf den Betrieb? Eine realistische Einschätzung kann nur dann erfolgen, wenn mittels IT-Controlling der Wert einzelner IT-Services und ihre Bedeutung für die Unternehmensprozesse bekannt sind. Mit der richtigen Methode gelingt das auch in mittelständischen Unternehmen schnell und unkompliziert.

Belastbare Zahlen für die IT fehlen

Die vergangenen Monate waren für die IT-Abteilungen ein Kraftakt. Mit “Trouble-Shooting” und “Last-Minute-Aktionen” mussten sie den IT-Betrieb unter ganz neuen Anforderungen und mit neuen Abläufen aufrechterhalten. Die IT war maßgeblich daran beteiligt, dass der Geschäftsbetrieb auch in Krisenzeiten aufrechterhalten werden konnte. Die negativen gesamtwirtschaftlichen Prognosen lassen aber vermuten, dass es auch in den IT-Abteilungen unweigerlich zu Budgetkürzungen kommen wird. Diese Einschränkungen sind meist nicht zu diskutieren, vorallem weil in den meisten Fällen aussagekräftige Kennzahlen, die gegen die vorgesehenen Einsparungen sprechen, nicht zur Hand sind.

IT-Controlling: Überblick über Kosten und Leistungen der IT

Ein effektives IT-Controlling könnte hier die richtige Argumentationsgrundlage liefern. Mit der richtigen Methode können sowohl die IT als auch die von ihr bedienten Fachabteilungen – und somit auch das Management – klar sehen, was der IT-Betrieb kostet und was er leistet. Dazu wird mit IT-Kennzahlen festgelegt, was die IT leisten muss und mittels KPIs (Key Performance Indicators) überprüft, ob sie diese Ziele erreicht.

Beitrag der IT zur Wertschöpfung mit IT-Controlling

Wenn die richtigen Daten und Kennzahlen erhoben und sinnvoll ausgewertet werden, wird konkret deutlich, wo IT nicht nur Geld kostet, sondern durch Prozessoptimierung für mehr Effizienz sorgt oder Kosten reduzieren hilft. So trägt  IT-Controlling dazu bei, die IT in der Krise nicht „kaputtzusparen“ und das bereitgestellte IT-Budget sinnvoll einzusetzen.

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