RevDocs

EFFIZIENT KUNDENDOKUMENTATIONEN ERSTELLEN UND PFLEGEN

Die Herausforderung

Jedes Unternehmen muss eine umfassende Dokumentation seiner IT-Systeme anlegen. Die daraus entstehende Struktur ist oft komplex und folgt keinem einheitlichen Standard. Auf der Suche nach Informationen muss der Mitarbeiter häufig durch Unterordner klicken.

Die Lösung

Mit RevDocs machst Du aus einer verschachtelten Ordnerstruktur ein Dokument, dass „scrollbar“ und in einem Stück lesbar wird. Durch die Orientierung an der itpilot-Methode folgen alle Deine Kundendokumentationen einer einheitlichen Struktur. RevDocs kann Texte, Bilder und Dokumente darstellen und leicht um diese ergänzt werden. Informationen werden so für Deine Techniker leichter zugänglich und auffindbar.

Rollout in sechs Schritten

  1. Lizensiere die RevDocs App über itpilot: Kontaktiere Deinen itpilot-Ansprechpartner für die Lizensierung und Aktivierung der RevDocs App
  2. Dokumentiere zu jedem Service die relevanten Informationen inkl. weiterführender Dokumente: Erfasse an dieser Stelle nur die für den Service relevanten Informationen (bevorzugt im MarkDown Format) und lege begleitende Bilder und Dokumente an der gleichen Stelle ab
  3. Organisiere das Filesystem nach der klassischen itpilot-Struktur: Lege für jeden Kunden eine Ordnerhirarchie nach Servicenummern an (Z.B. „S001 Active Directory“ usw.) mit den für den Kunden zu dokumentierenden Services
  4. Passe das RevDocs Style Sheet an die CI an: RevDocs nutzt für die erzeugten HTML Dateien ein Style Sheet File, in dem Du die CI hinterlegen kannst (Firmenlogo, Farben, Schriftarten)
  5. Installiere einen Webserver: Um komfortabel Zugriff auf die erzeugte Dokumentation zu haben und alle Navigantionsfunktionen nutzen zu können, sollten die Daten über einen Webserver veröffentlicht werden.
  6. Aktiviere die Windows Aufgabenplanung für eine regelmäßige automatische Dokumentationserstellung: Je nach Einstellung der Aufgabenplanung aktualisiert RevDocs zukünftig zu den festgelegten Zeiten die Dokumentation und erstellt vollständige, zusammenhängende HTML Dateien an einem ausgewählten Zielort, die mit einem Browser oder bevorzugt über einen Webserver betrachtet werden können.
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