IT Strategie auf Datenbasis entwickeln: Ein Gespräch mit IT Berater Benjamin Melch

In einem aktuellen Interview hatten wir die Gelegenheit mit Benjamin Melch, Manager Business Technology and Cloud Strategy bei Capgemini, zu sprechen. Seit neuestem besitzt er auch die Zusatzqualifikation des IHK-geprüften IT-Beraters. Für die herausragende Leistung seiner Abschlussarbeit erhielt er vom Land Bayern eine Auszeichnung. Benjamin Melch erzählte uns im Gespräch, wie die Lösung itpilot in seinem Beratungsprojekt eine zentrale Rolle spielte, um für ein internationales Modelabel eine fundierte IT-Strategie zu entwickeln.

Cecile von Künssberg: Herzlich Willkommen, Benjamin. Schön, dass Du heute hier bist. Wir freuen uns sehr, Dich bei uns in München zu Gast zu haben und mit Dir über Deine herausragende Leistung zu sprechen, für die Du vor kurzem ausgezeichnet wurdest.

Benjamin Melch: Danke, ich freue mich ebenfalls.

CvK: Zuerst einmal möchte ich Dir herzlich zu Deinem Erfolg gratulieren – Du hast Deinen Abschluss als IHK geprüfter IT-Berater bayernweit von 6.000 erfolgreichen Absolventen unter den besten 3% abgeschlossen – in der Kategorie „IT-Berater“ sogar als Bester. Was war der Titel Deiner Abschlussarbeit?

BM: Die Abschlussarbeit trug den Titel „Neuausrichtung der IT - Strategie eines internationalen Modelabels“.

CvK: Kannst Du kurz die wichtigsten Ziele und Forschungsfragen erläutern, die Du darin behandelt hast?

BM: Eine Forschungsfrage gab es in dem Fall keine klassische. Das wichtigste Projektziel an dieser Stelle war tatsächlich – bedingt durch einen relativ intensiven Führungswechsel beim Kunden – im ersten Schritt den Ist-Zustand der IT sauber zu erfassen und darauf aufbauend Handlungsfelder für die IT-Strategie der nächsten 2 bis 4 Jahre zu entwickeln.

CvK: Und dabei hast Du auf die itpilot Methodik zurückgegriffen?

BM: Genau, dafür habe ich auf den itpilot zurückgegriffen. Das Toolset hat mich maßgeblich dabei unterstützt, vor allem den Ist-Zustand der IT Umgebung einmal gründlich zu erfassen, auch um alle Abhängigkeiten, Zusammenhänge und Assets zu dokumentieren, zu katalogisieren um dann im Ergebnis ein vollumfängliches Gesamtbild des aktuellen Zustandes zu erhalten – über die komplette IT Landschaft hinweg.

CvK: Was hat Dich dazu bewogen, die itpilot-Methode als Grundlage zu wählen?

BM: Das ist relativ einfach zu sagen. Es gibt mehrere Tools für Asset Erfassung, die in eine ähnliche Richtung gehen. Der itpilot kann aber aus meiner Sicht einen entscheidenden Faktor mehr leisten: Er ist in der Lage, Abhängigkeiten untereinander darzustellen. Und das ist eine sehr wertvolle Funktion, weil man ganz klar sieht, wie die einzelnen Bereiche der IT zusammenhängen. Vor allem in der Strategieplanung ist das essenzielles Wissen. Sprich: Wenn man Veränderungen an Objekt A vornimmt, welche Auswirkungen hat das auf B, C, und D?

CvK: Gab es Alternativen, die Du in Betracht gezogen hast?

BM: Es gab Alternativen, die sind aber relativ schnell im Toolselektionsprozess rausgefallen, weil wir gemerkt haben: Der IT-Pilot ist webbasiert, wir können ohne langwieriges Onboarding verfahren und Toolinstallationen loslegen. Innerhalb des Projektes hatten wir dann eine sehr kurze Rampup- und Startphase und konnten mit dem Kunden gemeinsam sehr schnell erste Assets befüllen. So waren wir in der Lage, direkt zu starten und sofort Mehrwerte generieren.

CvK: Wie bist Du dann im weiteren Verlauf des Projektes vorgegangen? Wie hast Du die itpilot Methodik im Genauen eingesetzt?

BM: Der itpilot kategorisiert die IT Umgebung sehr schön. Gemäß der Beratungsleistung, die ich mitgebracht habe, habe ich natürlich auch das eine oder andere Framework mitgebracht, was dann mein Leitfaden für die komplette Strategieentwicklung war. Das hat sehr gut aufeinander gematcht und aufgebaut.

Entlang dieses Frameworks konnte ich pro erfasster IT Kategorie gut meine Iterationsstufen durchziehen, konnte meine Strategie dahingehend aufbauen und entwickeln und war so in der Lage, zügig ein sehr klares Zielbild für die IT-Umgebung zu formulieren. Was dann letzten Endes in einer gut strukturierten und mit dem Kunden abgestimmten Roadmap endete. Diese hat nicht nur IT Komponenten zum Bestandteil, sondern auch strategische Bereiche wie zum Beispiel Restrukturierungen, Zertifizierungspfade für IT Mitarbeiter und all solche Dinge.

Weil man eben im Zuge des itpilots gemerkt hat, hier wird sich in Zukunft zum Beispiel in der Nutzung, auch in den Zielen, die der Kunde vorher hatte, etwas ändern. Und demzufolge war auch für das IT Personal eine angepasste Tätigkeitsbeschreibung mit angepasstem Skillset notwendig.

CvK: Kannst Du wichtige Herausforderungen oder Hindernisse nennen, auf die Du während Deiner Arbeit gestoßen bist? Wie hast Du diese überwunden?

BM: Eine große Herausforderung ist – und man kann hier fast vom Klassiker in mittelständischen IT Umgebungen sprechen – dass die Dokumentationsgrundlage grundsätzlich nicht gut ist. Vor allem in diesem speziellen Fall war die Herausforderung noch etwas größer. Wir hatten im vorhergehenden Geschäftsjahr und Kalenderjahr einen kompletten Austausch der Führungsriege, das heißt neue Geschäftsführung, neuer Head of IT.

Beide sind in ein sehr schlecht dokumentiertes IT Umfeld eingetreten, in dem sie sich erst zurechtfinden mussten. Dieses Thema konnten wir zum Glück mithilfe des itpilot schnell lösen. Innerhalb weniger Monate waren wir in der Lage, ein vollumfängliches Bild der IT-Landschaft darzustellen.

Ja, also das ist definitiv die größte Herausforderung gewesen. Alles was danach kam, war zum Glück auch durch das Commitment und die aktive Unterstützung des Kunden sehr straight forward, wie man so schön sagt. Das heißt, wir konnten zügig in die Planungsphase gehen, ein Ziel und natürlich auch eine entsprechende Roadmap daraus entwickeln.

CvK: Welchen Wertbeitrag hat die itpilot Methodik für Deine Projektarbeit gebracht? Was hat Dir daran gefallen?

BM: Was mir gut gefallen hat ist, dass der itpilot zukunftsorientiert ist. Man kann in der Erfassung der jeweiligen Assets direkt sagen: „Wo möchte ich denn damit hin?“. So kann man beispielsweise sofort in der Ist-Aufnahme herausfinden: Soll Service XYZ bei mir im Rechenzentrum verbleiben? Soll er in die Cloud verlagert werden?

Das ist natürlich noch ein weiterer Punkt, der sehr hilfreich und wertvoll ist, weil man ohne viele Iterationen gemeinsam mit dem Kunden sofort ein Gefühl dafür bekommt, wohin die Entwicklung gehen soll. Und das verkürzt natürlich die ganze strategische Ausarbeitung um ein gutes Stück.

CvK: Gab es unerwartete oder überraschende Erkenntnisse, die sich aus Deiner Abschlussarbeit ergeben haben?  

BM: Ja, natürlich. Das gehört in so einem Projekt auch dazu. Das ist jetzt aber gar nicht auf den itpilot bezogen, sondern es ging tatsächlich so weit, dass in der Phase, in der wir erste strategische Maßnahmen entwickelt haben und an dieser Stelle noch dabei waren, diese final auszuformulieren, der Kunde schon um eine Umsetzung einzelner Maßnahmen gebeten hat. Also wir haben quasi schon angefangen, unsere Strategie umzusetzen, obwohl wir noch gar nicht mit der Strategie fertig waren.

Das ist auf der einen Seite ein guter Beweis, dass die Maßnahmen und die die Themen, die wir ausgearbeitet haben, natürlich auch den Puls des Kunden getroffen haben. Zum anderen aber auch, dass ein zwingender Handlungsbedarf vorhanden war. Dieser ist im Rahmen unserer Ausarbeitung deutlich geworden. Es ist schön zu sehen, dass ein Kunde die Beratung an dieser Stelle annimmt, aufnimmt und auch wirklich versucht schnellstmöglich umzusetzen.

CvK: Welche Empfehlungen würden Du Fachleuten oder Organisationen geben, die die itpilot-Methodik einführen möchten?

BM: Itpilot ist aus meiner Sicht ein wertvolles Werkzeug, das mir das Beraterleben in der kompletten Ist-Analyse erheblich vereinfacht. Es spart mir signifikant viel Zeit, auch komplexe Umgebungen einfach und schnell erfassen zu können. Aber es ist auf der anderen Seite auch ein zweischneidiges Schwert, weil es erfordert, die erhobenen Informationen richtig zu interpretieren.

Je öfter ein Unternehmen solch eine von Art von Assessment macht, desto mehr Automatismus und desto mehr Informationen zu Trendentwicklungen bringt dieses mit sich. Demzufolge ist der größte Rat, den man geben kann: Unternehmen sollten ihr itpilot-Assessment nicht nur einmalig durchführen, sondern dieses nach Möglichkeit regelmäßig wiederholen. Idealerweise ein- bis zweimal pro Jahr, um auch Trendentwicklungen innerhalb der eigenen IT zu identifizieren und ein Steuerungsinstrument für die Umsetzung der IT-Strategie zu haben.

CvK: Wie wirst Du das Wissen und die Erfahrung, die Du im Rahmen Deiner Abschlussarbeit gewonnen hast, zukünftig in Deiner beruflichen Tätigkeit nutzen?

BM: Es war schon ein großer Erfahrungsschatz, den man im Rahmen dieses Projektes gewinnen konnte. Mit dieser Methodik hat man immer einen Pfeil im Köcher für ähnliche Beratungssituationen. An diese kann man damit selbstbewusst herangehen und klar kommunizieren: "Ich habe eine bewährte Lösung, die funktioniert." Inklusive Kundenreferenz als zusätzliche Sicherheit. Die Methode bietet durchaus einen großen Mehrwert an dieser Stelle und geht definitiv in den klassischen Erfahrungsschatz eines Beraters über.

CvK: Das heißt, Du kannst Dir vorstellen, auch zukünftig diese Methodik weiter zu nutzen?

BM: Ja, definitiv.

CvK: Das freut mich zu hören. Damit sind wir auch schon am Ende meiner Fragen angekommen. Ich bedanke mich sehr herzlich für Deine Zeit.

BM: Sehr gerne.