Zukunftsfähige IT mit konkretem IT-Maßnahmenplan

TIMEZONE GmbH: Zukunftsfähige IT mit konkretem IT-Maßnahmenplan

06 Dezember 2021, admin

Ohne Stromversorgung keine IT: Ein Serverstillstand, ausgelöst durch einen Stromausfall im Gebäudekomplex, hat bei der TIMEZONE GmbH einen Strukturierungsprozess für die Unternehmens-IT in Gang gesetzt. Wie wichtig die Abhängigkeiten der IT-Services untereinander - und dazu gehört auch die Stromversorgung - sind, war natürlich vorher schon jedem klar. Trotzdem nahmen Geschäftsführer Jürgen Fleischmann und IT-Leiter Stefan Bienert den Vorfall zum Anlass, generell mehr Struktur in die Unternehmens-IT zu bringen. Zusatzlich wollte man bei TIMEZONE im Rahmen von Umstrukturierungs-Maßnahmen den Einsatz von IT-Ressourcen genauer definieren und so den Shareholdern neben geplanter Investitionen und auch den zukünftigen Personalbedarf transparenter darstellen.

Dazu wurde in einem ersten Schritt eine Übersicht über den aktuellen Stand der IT benötigt - verbunden mit einem IT-Maßnahmenplan für die zukunftsfähige Weiterentwicklung der IT des Herstellers von sportlicher Herren- und Damenbekleidung in der Nähe von Rosenheim.

IT-Istaufnahme und IT-Maßnahmenplan mit itpilot®

Nach einem Beratungsgespräch mit dem Münchner IT-Dienstleister netcos GmbH fiel die Wahl auf die IT-Analyse Methodik itpilot®. Mit einer standardisierten Liste aller IT-Services ermöglicht itpilot® eine IT-Bestandsaufnahme, bei der alle  Hardware-, Software-, Cloud- und Infrastruktur-Komponenten erfasst und bewertet werden. Ausgehend von dieser Istaufnahme der IT-Services - inklusive IT-Abhängigkeiten und IT-Ressourcen - kann ein IT-Sollkonzept für die Weiterentwicklung der IT inklusive eines IT-Maßnahmenplans erarbeitet werden.

Die Herausforderungen: Mitarbeiter ins Boot holen und dranbleiben!

Nachdem in einem ersten Demo-Meeting die Funktionsweise von itpilot® erklärt und ein Test-Account für die TIMEZONE GmbH angelegt worden waren, erfolgte im Rahmen eines Onboarding-Meetings die Festlegung einer einheitlichen Dokumentationsweise für die IT-Services. Danach konnte sofort mit der Erfassung der technischen sowie kaufmännischen Daten durch die jeweiligen Ansprechpartner*innen aus der IT-Abteilung bzw aus der TIMEZONE Verwaltung begonnen werden.

Dabei stellte vor allem die Vielzahl der virtuellen Server bei TIMEZONE eine große Herausforderung dar. Hierfür wurde die Möglichkeit eines VMware-Imports geschaffen. Diese neue Schnittstelle zur VMware-Konsole ermöglicht den Import der wichtigsten Basisinformationen der VMware Server und die komfortable und einfache Zuordnung zu den jeweiligen IT-Services in itpilot®.

Eine weitere Hürde, die es im Team zu meistern galt, war die Bereitschaft der Mitarbeiter*innen, sich im anspruchsvollen Arbeitsalltag zusätzlich um das "Füttern" von itpilot®, also die Datenerfassung, zu kümmern und Vorbehalte gegenüber der neu gewonnenen Transparenz abzulegen.

In wöchentlichen Status-Meetings mit den Ansprechpartnern der netcos GmbH konnten auftretende Fragen geklärt werden. Wichtig waren dabei vorallem die Dokumentation des Projektfortschritts und die Motivation zum "Dranbleiben", die dadurch gewährleistet wurden. In einem Abschluss-Meeting wurden bereits wenige Wochen nach dem Start der Erfassung die weiteren Meilensteine, Deadlines und Prioritäten zur Abarbeitung des IT-Maßnahmenplanes festgelegt.

Mit Ampelsystem zur Erneuerung der Unternehmens-IT

Mit itpilot® steht TIMEZONE jetzt eine strukturierte, einheitliche Erfassung aller IT-Services inklusive Service-Beschreibung, Service Level Agreements (SLAs) und Auswirkungen bei Ausfall eines IT-Services zur Verfügung. So profitiert TIMEZONE von Transparenz bezüglich zeitlicher IT-Aufwände, Serverlandschaft, IT-Abhängigkeiten und geplanter zukünftiger Erweiterungen der IT.

Geschäftsführung und IT-Leitung erkennen auf einen Blick, was die IT leistet und ob sie personell richtig aufgestellt ist. Der IT-Maßnahmenplan priorisiert künftige Investionen in die Unternehmens-IT mit einer Ampelfunktion (rot: akuter Handlungsbedarf, gelb: mittelfristiger Handlungsbedarf, grün: kein Handlungsbedarf) und empfohlenen Maßnahmen für jeden einzelnen IT-Service. TIMEZONE verfügt somit über eine solide Grundlage für die zukünftige IT-Budgetplanung.

TIMEZONE Geschäftsführer Jürgen Fleischmann: Mit Hilfe von itpilot® konnten wir im ersten Schritt eine schnelle IT-Istaufnahme durchführen. Diese hat uns einen perfekten Überblick über unsere IT-Services verschafft und war die Basis für ein zukünftiges IT-Controlling. Die IT-Strukturierung mit itpilot® und der abgeleitete IT-Maßnahmenplan sind jetzt die Grundlage für die weiteren Optimierungen unserer IT-Investitionen.

Über TIMEZONE: Die TIMEZONE Produkte sind seit fast 30 Jahren die perfekten „Bekleider“ in allen Lebenslagen. TIMZONE liefert gut durchdachte, natürlich schöne und modische Produkte zum Rundum-Wohlfühlen. Die Jeans, Cargo Pants, lässigen Chinos und Shorts sind aufwändig verarbeitet und bieten die perfekte Passform sowie unschlagbaren Tragekomfort. Der TIMEZONE Look wird durch Oberteile wie T-Shirts und Tops, Hemden und Blusen sowie Sweater und Jacken abgerundet. Jedes Produkt wird mit viel Liebe zum Detail in der eigenen Designabteilung in Raubling bei Rosenheim entworfen.

(Bildquelle: netcos GmbH, TIMEZONE GmbH)