IT-Kosten und Leistungen der IT kennen

IT-Kosten und Leistungen der IT kennen

Viele Unternehmen, gerade im Mittelstand, tun sich schwer, Ihre IT-Kosten konkret zu beziffern. Sie stellen sich die Frage, ob diese angemessen sind. Oftmals verfügen sie auch nicht über einen wirklichen Überblick über die tatsächlichen Verantwortlichkeiten und die Erbringung der Leistungen in ihrer IT. Trotzdem müssen die Verantwortlichen in mittelständischen Unternehmen bei zunehmenden Digitalisierungsprojekten und fehlendem Fachpersonal sinnvolle Entscheidungen für ihre IT und z.B. auch für die Zusammenarbeit mit einem externen IT-Dienstleister treffen.

Aus der Sicht des IT-Dienstleisters reduzieren sich die Haupt-Konflikte in Digitalisierungsprojekten ab einem gewissen Punkt immer auf zwei zentrale Fragen: “Was kostet mich eigentlich meine IT?”und “Wer ist in der IT eigentlich wofür verantwortlich?”. Transparente IT-Kosten und einen Überblick über die Personalressourcen tragen entscheidend zum Gelingen von Digitalisierungsprojekten bei.

Sind die IT-Kosten nicht offensichtlich?

Stanislaw Panow: Die IT-Kosten – nicht nur in mittelständischen Unternehmen – wachsen in Folge von immer mehr Digitalisierungsprojekten ständig weiter an und sind für viele Unternehmen eine Variable mit vielen Unbekannten. Was bleibt, ist oft ein vages Gefühl, dass die Unternehmens-IT eher Geld und Ressourcen verschlingt, als im eigentlichen Tagesgeschäft zu unterstützen. Zudem fallen immer mehr ungeplante IT-Kosten an. Wir haben festgestellt, dass die wenigsten Unternehmen einen wirklichen Überblick über die eigentlichen, auch die “Eh-da”-Kosten, in ihrem IT-Bereich haben. Hier nur einige Beispiele für diese versteckten Kosten:

  • Datensicherungsbänder oder Druckerpatronen werden von der Verwaltung bestellt und auch auf dieser Kostenstelle gebucht.
  • Die Office-Managerin wechselt die Datensicherungsbänder (Festplatten) und unterstützt die Mitarbeiter bei allen Word und Excel-Themen.
  • Der Geschäftsführer hat in seiner Freizeit eine Access-Datenbank für die Vertragsverwaltung entwickelt und leistet nun Support für die Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit.
  • Ein Werkstudent hat auf einem externen Web-Server eine CRM-Software entwickelt. Die Software wurde zwar kurz genutzt, danach hat man sich jedoch für eine professionelle Lösung entschieden. Die jährliche Rechnung für den externen Web-Server wird aber weiterhin vom Hosting-Anbieter abgebucht.
  • Zu der Hardware, die vor drei Jahren neu angeschafft wurde, wurde eine Wartung durch den Hersteller für drei Jahre dazu gebucht. Nach drei Jahren stellt man fest, dass das Verlängern der Wartung möglich und sinnvoll ist, da es sich um eine unternehmenskritische Hardware handelt. Aber die Kosten sind nicht eingeplant.
  • Die Stromkosten des Serverraums werden nicht getrennt erfasst. Spätestens aber wenn man die IT auslagern möchte und sich über die vermeintlich hohen Kosten des Betriebs der externen Auslagerung wundert, sollte man auch auf diesen Punkt schauen.

Frederic Rouagha: Die Kosten sind immer ein großes Thema. Häufig geht es im Einzelnen um kleine Beträge, das ist kein Problem, aber dann summieren sie sich. Genau hier gilt es, von Anfang an Transparenz zu schaffen und klare Projekte zu formulieren. Wir starten nicht mit dem Himmelfahrtskommando “Digitalisierung”, sondern analysieren und definieren genau den Bedarf.

Lohnt sich die Digitalisierung für Mittelständler?

Frederic Rouagha: Die klare Antwort lautet: Ja! Zum einen können sich Unternehmen nicht ganz aus der Digitalisierung entziehen. Es gibt rechtliche Vorgaben, die digitalisierte Prozesse teilweise verbindlich vorschreiben –  angefangen bei der Buchhaltung über die sichere Speicherung von Kundendaten bis hinzu dem beliebten Baustein DSGVO – um nur einige zu nennen. Darüber hinaus gilt es ja, mit den Mitbewerbern Stand zu halten und sich nicht abhängen zu lassen. Außerdem gibt es kostengünstige Maßnahmen mit großem Effekt und kostenintensive Projekte mit einem langfristigen Nutzen. Hier muss man ganz klar Nutzen und Kosten abwägen.

Wie können Unternehmen die Frage nach den IT-Kosten und dem ROI beantworten?

Stanislaw Panow: Es ist für Unternehmen nicht immer leicht zu beurteilen, ob die IT-Kosten angemessen sind. Vielleicht hilft es, kurz in die 1990er Jahre zurück zu blicken. Da lag der Kostenblock für die IT z.B. eines Steuerberaters mit einer eher überdurchschnittlichen IT-Durchdringung an dritter Stelle – nach den Personalkosten und der Miete. Wenn wir heute mit dem gleichen Geschäftsführer von damals sprächen, würde er sagen, dass die IT heute viel teurer ist, die Kosten ständig steigen und einen viel höheren Anteil an den Gesamtausgaben haben als damals. Aber wie sah es 1990 aus? Er hatte Server und PCs, eventuell nicht für jeden Mitarbeiter einen eigenen Rechner. Außerdem eine Steuerberatungssoftware. Betreut wurde das Ganze von einem externen Freiberufler. Und heute hat er einen Mail-Server, Internet, einen externen Dienst, der Eingangspost scannt und als Datei in seinem digitalen Archiv verfügbar macht. Das Drucken, das Kuvertieren und den Versand der Briefe hat ebenfalls ein externer digitaler Service übernommen. Der herkömmliche Postweg gilt natürlich nur für die Kunden, die nicht schon auf sein Internet-Portalsystem zugreifen. Und darüber hinaus haben alle seine Mitarbeiter Smartphones, mit denen sie unterwegs oder zu Hause E-Mails beantworten und über die interne Telefonanlage so telefonieren können. Und fast die Hälfte seiner Steuer-Sachbearbeiter oder WEG-Buchhalter arbeitet ganz oder teilweise im Home-Office. Sein Umsatz hat sich seit 1995 verdreifacht, die Zahl seiner Mitarbeiter ist aber nur um ca. 20 % gestiegen. In anderen Worten: Die Zahl seiner IT-Services hat erheblich zugenommen und damit auch die Kosten für seine IT. Aber er ist auch deutlich effizienter geworden.

Wie kann eine strukturierte Herangehensweise da unterstützen ?

Stanislaw Panow: Mit standardisierten IT-Services und der entsprechenden Zuordnung von Kennzahlen werden Auswertungen und Berichte möglich. Es wird klar, wie sich die IT-Kosten auf die einzelnen IT-Services verteilen, wo Ausreißer zu erkennen sind, welchen Trend es z.B. im Jahrsvergleich gibt oder wie das eigene Unternehmen im Vergleich zu anderen Unternehmen in der Branche oder auch darüberhinaus dasteht.

Haben Unternehmen einen wirklichen Überblick über die IT-Kosten und Leistungen Ihrer IT?

Stanislaw Panow: Wir erleben, dass gerade Mittelständler selten einen wirklichen Überblick über die tatsächlichen Verantwortlichkeiten und Erbringung von Leistungen in ihrer IT haben. Wir haben unzählige Beispiele erlebt, wo sich Geschäftsführer, Ärzte oder Rechtsanwälte als Systemadministratoren tätig werden. Oder ein Mitarbeiter, der “eigentlich” als IT-Leiter oder CIO angestellt ist, übernimmt diese Tätigkeiten, für die er in seiner Position nicht zuständig ist. Erhebliche Risiken und damit auch Konfliktpotential entstehen aber dann, wenn es nur “den einen” Mitarbeiter im Unternehmen gibt, der die interne IT beherrscht. Wenn dieser Mitarbeiter ausfällt oder auch nur in Urlaub geht oder sich entschließt zu kündigen und dabei seinen Resturlaub sofort anzutreten, kommen Unternehmen IT-technisch schnell in eine Schieflage.

Wie sieht es mit externen Dienstleistern aus?

Stanislaw Panow: Da besteht zusätzliches Konfliktpotential aufgrund nicht definierter Zuständigkeiten. Nicht nur ein Mal haben wir erlebt, dass der Kunde glaubt, der externe Dienstleister wäre für das Überwachen des Backups zuständig – auch wen im Vertrag schwarz auf weiß steht, dass der Kunde für die regelmäßige Datensicherung verantwortlich ist. Ganz ähnlich gestaltet sich auch das Thema regelmäßige (Sicherheits-) Updates oder das Monitoring der IT-Dienste.

Welche IT-Services können Unternehmen an Dienstleister vergeben?

Frederic Rouagha: Häufig vergessen Unternehmen, dass ihre interne IT mit dem Tagesgeschäft schon mehr als ausgelastet ist. Hier sind häufig weder Kapazitäten noch Kompetenzen da. Stellen wir uns ein mittelständisches Unternehmen vor, sagen wir aus der fertigenden Metallindustrie mit einer sehr gut aufgestellten IT-Abteilung. Diese kennen sich aus mit den Programmen, die für die Fertigung notwendig sind, haben vielleicht auch ein CRM-System implementiert. Doch warum sollten genau dieselben Menschen auch alle anderen Bereiche der Digitalisierung abdecken können? Da kommen Digitalisierungsexperten wie matchdigital ins Spiel, denn wir suchen für unsere Kunden die passenden Anbieter und sorgen dafür, dass sie sich kennenlernen.

 

Teil 3 unserer Webcast-Reihe “Träumen Sie auch davon, dass Digitalisierung einfach stattfindet?”

Im Expertengespräch beleuchten Frederic Rouagha (matchdigital management GmbH) und Stanislaw Panow (netcos GmbH) Ihre digitale Reise im Hinblick auf Konfliktpotenziale und Konfliktlösungen.

Hand in Hand sorgen die Digitalisierungsplattform matchdigital und die IT-Analyse-Methodik itpilot® dafür, dass insbesondere auch kleine und mittelständische Unternehmen ihre Prozesse für die Digitalisierung fit machen und ihre IT für diese Anforderungen strukturieren und zukunftsfähig gestalten. Mehr zur Zusammenarbeit