Erfolgreich digitalisieren mit IT-Benchmarking

Die zunehmende Digitalisierung stellt weitreichende Anforderungen an die Unternehmens-IT. Diese spielt eine immer wichtigere Rolle für das Kerngeschäft von Unternehmen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Kunden zufriedenzustellen, müssen diese sich daher ständig an neue Entwicklungen anpassen. Dabei gilt es einerseits, die eigenen Fortschritte nachzuverfolgen und zu dokumentieren, andererseits aber auch einen fundierten Vergleich mit anderen Unternehmen am Markt anstellen zu können. Eine aktuelle Bachelorarbeit der Hochschule für angewandte Wissenschaften Schweinfurt-Würzburg (FHWS) in Zusammenarbeit mit netcos GmbH, analysiert, wie das webbasierte IT-Analyse-Tool itpilot® die Grundlage für ein solches umfassendes IT-Benchmarking liefern kann. Mit itpilot® erhalten Unternehmen einen Überblick über ihre eigene IT-Umgebung und können sich mit anderen Unternehmen vergleichen, um die Effektivität ihres Performance Managements zu steigern und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

IT-Benchmarking als fortlaufender Prozess

Beim IT-Benchmarking handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess ständiger interner und externer Erhebungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, der langfristig implementiert werden sollte. Dabei müssen Stärken und Schwächen transparent und die gewonnenen Daten mit Erfahrungswerten aus führenden Unternehmen vergleichbar gemacht werden. Die Benchmarkingziele liegen dabei neben der strategischen Planung und der Vorwegnahme von Entwicklungen, vorallem auch in der Entwicklung neuer Ideen und im Vergleich von Produkten und Prozessen für die Weiterentwicklung.

IT-Benchmarking mit der IT-Analyse-Methodik itpilot® ermöglichen

itpilot® strukturiert die IT-Services kleiner und mittlerer Unternehmen und unterstützt so das IT-Benchmarking :

• Welche IT-Services gibt es, welche Kosten verursachen sie und welche IT-Ressourcen können zugeordnet werden?
• Welche sind die wichtigsten IT-Services und IT-Kennzahlen (z.B. IT-Kosten)?
  
  Internes Benchmarking:
  Wie entwickeln sich die IT-Services von Assessment zu Assessment über einen definierten Zeitraum?
  
  Externes Benchmarking:
  Wie sind die Kennzahlen der einzelnen IT-Services im Verhältnis zu vergleichbaren Unternehmen  einzuschätzen?
  
  Funktionales Benchmarking:
  Welche IT-Services fehlen im Verhältnis zu vergleichbaren Unternehmen? (Digitalisierungsgrad)
  Welche IT-Services sollten inhouse oder extern betrieben bzw. in die Cloud outgesourct werden?
  
  Generisches Benchmarking:
  Wie sind die wichtigsten IT-Kennzahlen (z.B. Kosten pro Service) im Vergleich zu Unternehmen anderer Branchen einzuschätzen?
  
  Performance Benchmarking:
  Wie entwickeln sich die KPIs (Key Performance Indicators) einzelner IT-Services über einen längeren Zeitraum? (Einschätzung der IT-Services/Handlungsbedarf "Ampelsystem")
  
  Strategisches Benchmarking:
  Wie passen sich die IT-Services an die Unternehmensstrategie an und entwickeln sich weiter? (IT-Abhängigkeiten, Digitalisierungsgrad)
  

Faktoren für erfolgreiches IT-Benchmarking

Viele Unternehmen tun sich mit der Implementierung vonn Benchmarking-Prozessen schwer. Die Gründe können unter anderem in mangelndem Wissen und Überblick, aber auch im fehlenden Rückhalt im Team und der Ablehnung, neue Wege zu gehen, liegen. Für die effektive und erfolgreiche Umsetzung von Benchmarking gelten spezielle Techniken und Prozesse, die eingehalten werden sollten. Folgende kritische Faktoren spielen dabei eine Rolle:-

• Gut vorbereiten: Für die Einführung von Benchmarking sind umfassende Vorbereitungen nötig, nämlich eine tiefgehende Analyse und Verstandnis des Geschäftsmodells. Mit Hilfe der IT-Strukturierung und Dokumentation der IT-Services in itpilot® kann die interne Situation eingeschätzt und dokumentiert werden, bevor im nächsten Schritt der externe Vergleich angestrengt wird.

• Gezielt auswählen: Es ist unerlässlich, die verwendeten Techniken und Formen des Benchmarking (s.o.) sowie das passende Untersuchungsfeld genau auszuwählen, ebenso wie die gezielte Auswahl der Wettbewerber, mit denen Benchmarking durchgeführt werden soll.

• Teamwork praktizieren: Benchmarking ist ein langer und kontinuierlicher Prozess, in den sowohl das Management als auch alle Mitarbeiter*innen eingebunden sein müssen. itpilot® ist multiuser-fähig und unterstützt so die unternehmensinterne Zusammenarbeit.

• Der Weg ist das Ziel: Benchmarking fokussiert auf Praktiken und Prozesse und nicht ausschließlich auf das Endergebnis. Mit itpilot® ist die Nachverfolgung dieser Schritte von Assessment zu Assessment möglich.Außerdem sollte geprüft werden, ob neue Vorgehensweisen überhaupt umsetzbar sind und akzeptiert werden und die bestehenden Prozesse nicht eher behindern.

(Bildquelle: netcos GmbH)