Alles im grünen Bereich? In 4 Schritten zum IT-Maßnahmenplan
Viele Kunden wissen gar nicht, wo sie bei der Bewertung ihrer IT anfangen sollen, wie sie mögliche Maßnahmen identifizieren und so einen IT-Maßnahmenplan erstellen können. Als IT-Dienstleister haben wir schon länger erkannt, dass es generell keinen Standard für eine IT-Strukturierung gibt und dazu unsere itpilot® Methodik entwickelt. Damit steht erstmals eine standardisierte IT-Serviceliste zur Verfügung, mit der auch kleine und mittlere Unternehmen ihre IT-Services ohne viel Aufwand erfassen und bewerten können.
Schritt 1: IT-Istaufnahme anhand von IT-Services durchführen
Die webbasierte Applikation itpilot® erfasst im Rahmen einer Ist-Aufnahme alle IT-Services anhand einer standardisierten Liste von ca. 250 IT-Services, die wir aus der Erfahrung in vielen Projekten heraus erstellt haben. So wird bei der Erfassung kein IT-Service vergessen.
Ein Beispiel: einer unserer Kunden ging davon aus, dass er maximal 20 IT-Services im Unternehmen hätte. Am Ende waren es über 60 - bei einem Unternehmen mit ca. 100 Mitarbeitern an 3 Standorten. Ihm war gar nicht klar, welche Prozesse in seinem Unternehmen alle IT-Unterstützung benötigen bzw. von IT abhängig sind – bis hin zur Zeiterfassung, der Frankiermaschine, etc.
Schritt 2: IT-Kennzahlen erheben
Den IT-Services werden dann die IT-Kennzahlen wie technischen Informationen, Kosten und Personalressourcen zugeordnet. In vielen Bereichen genügen dabei grobe Richtwerte. Beispielsweise werden keine Buchhaltungszahlen für die Zuordnung der Kosten und Ressourcen benötigt. So wird klar, was welcher IT-Service zu welchen Kosten und mit welchen Ressourcen leistet.
Schritt 3: Abhängigkeiten der IT-Services berücksichtigen
Übersichtliche itpilot® Auswertungen machen die Wichtigkeit eines jeden IT-Services für das Unternehmen ganz einfach transparent. Es wird z.B. auch klar, welche Auswirkungen bei einem Ausfall zu erwarten sind. Dabei sind die Abhängigkeiten der IT-Services untereinander bereits vorgedacht. Denn nur wenn man auf einen Blick sieht, wie die IT-verflochten ist, kann man auch erkennen, wo es brennt.
Das kann beispielsweise eine Telefonanlage am Hauptstandort sein, von der drei Nebenstandorte abhängig sind. Bei einem Ausfall der zentralen Anlage, wären alle Standorte telefonisch nicht mehr erreichbar. Solche Zusammenhänge sind vielen Unternehmen gar nicht bewußt.
Schritt 4: Schwachstellen erkennen, Maßnahmen priorisieren, IT-Maßnahmenplan erstellen
itpilot® macht die Schwachstellen nicht nur transparent, sondern zeigt mit seinem Ampelsystem auch klar, welche Applikationen oder Komponenten der IT besonders kritisch sind bzw. wo welcher Handlungsbedarf besteht. “Rote” IT Services erfordern sofortiges Handeln. Die gelben erfordern eine Aktion, das ist aber vorerst nicht zeitkritisch, bei den grünen IT-Services ist das Unternehmen auf der sicheren Seite.
Ein IT-Maßnahmenplan, er auf einer solchen einer gemeinsamen Grundlage entwickelt wird, hilft, unnötigen Ressourceneinsatz sowie Zeitaufwand zuvermeiden und letztendlich Frust bei allen Beteiligten zu reduzieren. Die Kommunikation zwischen Kunde und IT-Dienstleister erhält eine ganz neue Basis, weil beide vom selben sprechen. So kann auch ein externer Dienstleister wirklich als Trusted Advisor oder sogar als Virtual CIO agieren und die resultierenden Maßnahmen budgetgerecht priorisieren.
So können Unternehmen ihre IT sinnvoll weiterentwickeln und zukunftsfähig machen.
David Hofstätter unterstützt unsere Kunden als Senior IT-Consultant bei der IT-Istaufnahme mit Hilfe von itpilot®, um so Schwächen in der IT zu identifizieren und einen priorisierten Maßnahmenplan zu entwickeln.
(Bildquelle: AdobeStock_48823323)
